Det er udbuds- og samarbejdsbetingelser, der skaber mulighederne for at opnå gode resultater og høste gevinster

Kommuner, stat og private aktører har hver deres roller i beskæftigelsesindsatsen. Som offentlig myndighed har kommunerne og staten det overordnede ansvar for beskæftigelsesindsatsen, mens private aktører har ansvaret for at udføre en afgrænset del af indsatsen.

På trods af de forskellige roller opnås der flest gevinster af et offentligt og privat samarbejde, hvis der identificeres fælles mål for indsatsen og for samarbejdet omkring indsatsen.

Nogle steder i landet er vi – som private aktører - blevet opfattet, som en konkurrent til den indsats, som kommuner og stat selv gennemfører. Andre steder er vi blevet opfattet som en samarbejdspartner, der skal medvirke til at sikre gode effekter og resultater af beskæftigelsesindsatsen.

Det er vores helt klare erfaring, at de steder i landet, hvor kommuner og stat har lagt vægt på at opfatte private aktører som samarbejdspartnere og har understøttet dette via fælles målsætninger og et tæt samarbejde og samspil, også er de steder, hvor kommune og stat har opnået flest gevinster ved inddragelsen af private aktører.

Fælles mål for indsats og samarbejde

Vi vil derfor anbefale, at der tages udgangspunkt i følgende mål for indsats og samarbejde når kommuner og stat inddrager private aktører i beskæftigelsesindsatsen.

Fælles mål for kommuner, stat og private aktører

At skabe gode resultater og effekter i beskæftigelsesindsatsen.
At borgere og virksomheder skal mødes med respekt og et højt serviceniveau.
At bureaukratiet i indsatsen og samarbejdet skal minimeres til gavn for borgere og virksomheder og til fælles nytte.
At der skal være en fælles forståelse af udfordinger, opgaver og mål.
At problemer i samarbejdet, der opstår undervejs, skal løses hurtigst muligt
At kommuner, stat og private aktører skal søge at supplere hinandens kompetencer, så beskæftigelsesindsatsen udvikles.
At private aktører aflønnes efter resultater under hensyntagen til opgavens karakter.
At der er en fælles forståelse af, hvordan der følges op på indsatsen og hvordan resultater dokumenteres.

Det overordnede mål for samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører må altid være at levere en høj kvalitet i beskæftigelsesindsatsen med gode resultater til følge.

Det er kommunerne og staten, der skaber markedet for private aktører og som sætter rammerne for samarbejdet mellem det offentlige beskæftigelsessystem og private aktører. Det sker i forbindelse med:

Udformningen og fastlæggelsen af udbudsbetingelser.
Fastsættelsen af de konkrete samarbejdsbetingelser i forbindelse med løsning af en opgave som del af en købsaftale/kontrakt.

Private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet i beskæftigelsesindsatsen afhænger derfor i høj grad af de beslutninger, som kommune og stat har truffet i forbindelse med udbudsprocessen. Derudover afhænger kvalitet og effekt selvfølgelig også af den private aktørs egen evne til at løse den konkrete opgave.

Mulighederne for at levere høj kvalitet og effekt i beskæftigelsesindsatsen defineres derfor efter vores mening på fire trin i processen, fra det tidspunkt kommune/stat sender en opgave i udbud, til den private aktør løser den konkrete opgave, jf. figur 2.

Figur 2: Udbudsprocessen og samarbejdet mellem kommune/stat og den private aktør har afgørende betydning for beskæftigelsesindsatsens kvalitet og resultater

Trin 1: Udbuddet fastsætter overordnede rammer for kvalitet og effekt

Kommune og stat fastsætter i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet de overordnede rammer for løsningen af opgaven.

I udbudsmaterialet beskrives opgaven, der opstilles typisk en række mål for løsning af opgaven, der opstilles krav til tilbudsgivere, der fastsættes rammer for aflønningen, i nogle tilfælde stilles der krav til de private aktørers metode og der opstilles krav til samarbejdsbetingelser mv. Alt dette er i høj grad med til at sætte rammerne for den private aktørs efterfølgende løsning af opgaven.

Det er derfor afgørende, at kommune og stat er meget opmærksomme på udbudsprocessens betydning for de private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet og effekt, jf. nedenstående eksempler:

Eksempler på udbudsmaterialets betydning for kvaliteten i opgaveløsningen

Til illustration af, hvor stor en betydning udbudsmaterialet har for den efterfølgende opgaveløsning og kvaliteten heri, kan nævnes en række eksempler:

1. En upræcis målgruppebeskrivelse vanskeliggør en kvalificeret tilbudsgivning og giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen

For at private aktører kan udarbejde et kvalificeret tilbud på en målrettet indsats over for ledige borgere er det vigtigt, at udbudsmaterialet indeholder en præcis afgrænsning og beskrivelse af de målgrupper, som opgaverne skal løses for. Hvis udbudsmaterialet indeholder en uklar og meget bred beskrivelse af målgruppen er det vanskeligt for de private aktører at byde kvalificeret på opgaven - dvs. at identificere den indsats og kvalitet, der bedst matcher målgruppens ressourcer og behov og dermed kan skabe de bedste resultater for kommune/stat.

2. Hvis prisen vægter 50 procent i tildelingskriterierne vil der være risiko for, at der fokuseres for meget på pris fremfor kvalitet – og dermed risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen

For at kommune/stat kan identificere det tilbud fra private aktører, der er ”bedst og billigst” er det vigtigt, at der sker en balanceret vurdering af såvel pris og kvalitet i de indkomne tilbud. Hvis det i udbudsmaterialet er besluttet, at prisen vægter 50 procent ved tildelingen af opgaven, vil de indkomne tilbud fokusere mere på pris end på kvalitet. Det kan betyde, at kommune/stat i sidste ende opnår en aftale til en billig pris – men med tab af kvalitet og resultater i indsatsen.

3. Hvis der vælges ”no-cure no-pay” som aflønningsform, hvor hele betalingen til den private aktør afhænger af resultater, vil der være risiko for at priserne forhøjes og for at der opstår ”creaming” i indsatsen

Hvis der i udbudsmaterialet vælges en aflønningsmodel, hvor hele den samlede betaling til den private aktør er resultatafhængig – en ”no-cure no-pay” model – vil der være risiko for at opgaveløsningen skævvrides. En ”no-cure no-pay” model betyder, at hele den samlede risiko i indsatsen væltes over på den private aktør. Modellen vil øge prisniveauet på markedet for andre aktører (der vil være nødsaget til at indkalkulere risici i pristilbuddene). Samtidig er der en risiko for ”creaming”, hvor den private aktør ud fra et forretningshensyn er nødt til at koncentrere ressourcer og indsats på de borgere, hvor der er mulighed for hurtige effekter og dermed bonusudbetaling. Vi fraråder derfor anvendelsen af ”no-cure no-pay”.

Vi anbefaler i stedet, at den resultatafhængige betaling til private aktører højest udgør 60 procent af den samlede aflønning, og at sammensætningen af bonus dels sker ud fra målgruppens sværhedsgrad og dels ud fra i hvilken grad den private aktør gives mulighed for at skabe resultater i forhold til den enkelte borger.

Trin 2: Samarbejdsbetingelser er afgørende for kvalitet og effekt

Kommune og stat fastsætter i forbindelse med udarbejdelse af samarbejdsbetingelser rammerne for den konkrete og daglige løsning af opgaven.

Samarbejdsbetingelserne vil typisk omhandle, hvordan en opgave overleveres til en privat aktør, hvor megen dialog, der er mulighed for i forbindelse med opstart af opgaven og undervejs i forbindelse med løsningen af opgaven, hvor mange informationer den private aktør får fra det offentlige, hvordan og hvor meget den private aktør skal dokumentere mv.

Samarbejdsbetingelserne har derfor også en helt afgørende betydning for rammerne for løsningen af opgaven.

Det er derfor vigtigt, at kommune og stat er meget opmærksomme på samarbejdsbetingelsernes betydning for de private aktørers mulighed for at levere høj kvalitet og effekt.

Trin 3: Den private aktørs evne til at løse opgaven har betydning for kvalitet og effekt

Vi har – som private aktører – ansvaret for at leve op til de mål og krav, der opstilles i udbudsmaterialet og i de efterfølgende samarbejdsbetingelser. Den enkelte private aktørs sikring af egen kvalitet vil typisk fremgå af det indsendte tilbud i forbindelse med udbudsforretningen.

De private aktører agerer derudover i en konkurrencesituation, hvor der hele tiden sættes fokus på at levere høj kvalitet og effekt.

Trin 4: Erfaringsopsamling og evaluering

Det er vigtigt at foretage en opsamling af de erfaringer, der gøres i samarbejdet mellem kommune/stat og private aktører. Det gælder både de erfaringer, der er gjort i udbudsprocessen og i det konkrete samarbejde om indsatsen.

Det er vores erfaring, at den læring og viden, der genereres i samspillet kan omsættes til at udvikle beskæftigelsesindsatsen, f.eks. i form af anvendelse af nye redskaber, metoder og indsatser over for bestemte målgrupper.

Endvidere kan en erfaringsopsamling bidrage til at skabe konkrete forbedringer i udbudsmateriale og samarbejdsbetingelser, når kommune/stat næste gang vælger at inddrage private aktører i beskæftigelsesindsatsen.