

Samarbejdet om visitation af borgere til den private aktør
For at sikre gode resultater i indsatsen er det afgørende, at samarbejdet om visitationen af ledige borgere til den private aktør fungerer optimalt.
Når private aktører har afgivet et tilbud på en opgave som led i en udbudsproces, vil tilbudet være målrettet den målgruppe af ledige borgere, som er beskrevet i udbudsmaterialet. Det er væsentligt, at de ledige borgere, som visiteres fra kommune/stat til den private aktør, faktisk har den profil, som er beskrevet i udbudsmaterialet, så borgeren får en optimal og individuel målrettet indsats.
Det er vigtigt at undgå situationer, hvor der visiteres ledige borgere med andre forudsætninger og ressourcer end hvad der er aftalt i den målgruppebeskrivelse, som den private aktør har tilrettelagt sin opgaveløsning efter. En sådan fejlvisitering betyder, at den ledige borger er visiteret til den ”forkerte indsats” – og det giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen for den enkelte.
En rettidig og korrekt visitation giver det bedste grundlag for, at den private aktør kan udnytte sine spidskompetencer til at skabe gode resultater i indsatsen. For kommune/stat og den private aktør vil fejlvisitering betyde, at det bliver vanskeligt at realisere de ønskede gevinster i samarbejdet om beskæftigelsesindsatsen.
For at kommune og stat kan leve op til lovgivningens krav om en rettidig indsats for den enkelte, er det vigtigt, at visitationen til den private aktør sker i god tid, inden der ifølge loven skal afgives et aktivt tilbud eller afholdes en personlig kontaktsamtale.
Det er vores erfaring, at situationer med fejlvisitering og problemer med rettidighed kan forebygges ved en præcis målgruppebeskrivelse i udbudsmaterialet og ved, at der som led i opstartsprocessen aftales, hvordan ansvarsfordeling og arbejdsgange håndteres.
Det er endvidere vores erfaring, at det er vigtigt i en dialog at få løst eventuelle problemer om uenighed i visitationen med det samme – dels af hensyn til den enkelte borger og dels af hensyn til myndighedernes mulighed for at leve op til lovgivningens krav.
Anbefalinger om visitation af borgere
34. Fastsæt hvordan visitationen til den private aktør skal foregå i praksis
Når kommune/stat via en udbudsproces har indgået aftale med en privat aktør, vil det fremgå af udbudsmaterialet og den private aktørs tilbud, hvilken målgruppe, der skal visiteres til den private aktør og hvilke overordnede rammer, der gælder for visitationen. Det er imidlertid erfaringen, at der i opstartsprocessen ofte vil være behov for at aftale, hvordan visitationen konkret skal foregå. Det kan eksempelvis handle om, hvordan borgeren får besked om, at indsatsen skal varetages af den private aktør og hvordan borgeren oplyses om rettigheder og pligter m.v. Det er vores erfaring, at det er vigtigt allerede i opstarten at få fastlagt, hvordan visitationen konkret skal foregå – først og fremmest af hensyn til borgeren og dennes retssikkerhed.
35. Sørg for at den private aktør får alle de nødvendige oplysninger, når borgeren visiteres til den private aktør
- forsørgelseshistorik (hvilke ydelser har man modtaget og hvor længe)
- tidligere afgivne tilbud (hvilke tilbud er gennemført og hvad har effekten været)
- uddannelsesbaggrund og erhvervserfaring.
Når den private aktør har de relevante oplysninger i forbindelse med visitationen, giver det et bedre grundlag for at gennemføre en målrettet indsats for hver enkelt individ med afsæt i den enkeltes ressourcer og behov. Det er samtidig vores erfaring, at udvekslingen af de relevante oplysninger kan ske på en let og ubureaukratisk måde, f.eks. ved udveksling af oplysninger via arbejdsmarkedsportalen.
36. Overhold tidsfristerne for visitation af borgere til den private aktør
- Sørg for at overholde de fastsatte tidsfrister for visitation af borgere til den private aktør. Hvis den private aktør ikke modtager de ledige borgere rettidigt i forhold til de tidskrav, der er fastsat i lovgivningen, kan den private aktør ikke levere en ”rettidig” indsats.
Det er vigtigt, at visitationen af borgere til den private aktør fra kommune/stat sker rettidigt, så det sikres, at den ledige borger kan få opfyldt sine rettigheder og pligter i beskæftigelsesindsatsen, herunder i det personlige kontaktforløb og ved modtagelse af aktive tilbud.
Lovgivningen stiller krav om, at der skal være en gentagende og hyppig kontakt med ledige borgere (kontaktforløbet) og at ledige borgere skal modtage aktive tilbud hver gang, den enkelte har modtaget offentlige ydelser i en bestemt periode – f.eks. efter ½ år. Princippet om rettidighed har desuden betydning for den enkelte kommunes økonomi, idet den statslige refusion til kommunerne på visse områder er gjort afhængig af rettidighed. F.eks. mister den enkelte kommune statslig refusion, såfremt der ikke rettidigt – dvs. hver 3. måned - foretages en vurdering af den enkelte lediges beskæftigelsespotentiale i kontaktforløbet.
Det er vores erfaring, at kommune/stat lægger afgørende vægt på, at private aktører lever op til lovens krav om rettidighed i indsatsen. Dette er et helt rimeligt og fair krav at stille. Det er imidlertid også vores erfaring, at visitationen af ledige borgere til den private aktør nogen gange sker med en betydelig forsinkelse, så det i praksis bliver meget svært for den private aktør at leve op til kravene om rettidighed.
37. Forebyg fejlvisitering
Forebyg situationer med fejl i visitationen af ledige borgere:
- Sørg for at der i udbudsmaterialet er en præcis beskrivelse af målgruppen og at målgruppeafgrænsningen ikke er for smal (se vejledning om udbud – link).
- Overvåg løbende udviklingen i målgruppens størrelse/bestand og orientér den private aktør om den forventede udvikling i målgruppens størrelse.
- Aftal på opstartsmødet, hvordan situationer med uenighed i visiteringen skal håndteres.
- Løs eventuelle problemer med uenighed om visitation i en dialog med den private aktør.
- Løs så vidt muligt eventuelle problemer om uenighed med det samme og minimer de ulemper for borgeren, som en eventuel fejlvisitering har givet anledning til.
Det er vigtigt, at undgå fejl i visitering af ledige borgere til private aktører. Fejlvisitering indebærer, at der visiteres ledige borgere med andre forudsætninger og ressourcer end det, som er aftalt i den målgruppebeskrivelse, som den private aktør har tilrettelagt sin opgaveløsning efter. Fejlvisitering betyder, at den ledige borger er visiteret til den ”forkerte indsats” – og det giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen for den enkelte. For kommune/stat og den private aktør vil fejlvisitering betyde, at det bliver vanskeligt at realisere de ønskede gevinster i samarbejdet om beskæftigelsesindsatsen.
Det er vores erfaring, at situationer med fejlvisitering kan forebygges ved en præcis målgruppebeskrivelse i udbudsmaterialet og ved, at der som led i opstartsmødet aftales hvordan eventuelle situationer med fejlvisitering håndteres. Det er endvidere vores erfaring, at det er vigtigt at løse eventuelle problemer om uenighed i visitationen med det samme – først og fremmest af hensyn til den borger, der er blevet fejlvisiteret. En løbende kommunikation mellem de daglige ’tovholdere’ hos kommune/stat og den private aktør kan forebygge situationer med fejlvisitering og sikre en hurtig løsning i de situationer, hvor de måtte opstå. Problemstillinger om fejlvisitering kan også drøftes på løbende statusmøder mellem ledere i kommune/stat og den private aktør.
38. Ved ”frit valg” er det vigtigt at sikre borgeren et godt grundlag for at vælge
- Sørg for at borgeren har et godt grundlag for at vælge mellem forskellige private aktører
Kommuner/stat kan tilrettelægge inddragelsen af private aktører, så ledige borgere ”frit” kan vælge hvilken privat aktør, de ønsker indsatsen varetaget hos. Det er vores erfaring, at det ved tilrettelæggelsen af ”frit valg” er vigtigt at sikre, at den ledige borger har et godt grundlag for at træffe valget mellem de forskellige tilbud hos private aktører. Borgeren skal tydeligt kunne se, hvad de enkelte private aktører tilbyder i indsatsen, så borgeren kan træffe et valg – og dermed møde hos den valgte private aktør med klare forventninger til indsatsen.