Det er vores erfaring, at det løbende samarbejde bedst understøttes, når kommune/stat og den private aktør fra starten investerer i at få opbygget et godt samarbejde.

Selv hvis der gennemføres en grundig opstartsfase, er det imidlertid vores erfaring, at der i det daglige kan opstå en række uforudsete situationer og tvivlsspørgsmål. Dette kan forebygges ved at udpege en ’tovholder’ fra henholdsvis kommune/stat og den private aktør, som løser de dagligdags problemer, der måtte opstå undervejs.

Endvidere er det vores erfaring, at samarbejdet understøttes og udvikles bedst, når der med jævne mellemrum afholdes statusmøder mellem ledere fra kommune/stat og den private aktør, hvor mere principielle problemstillinger kan drøftes.

39. Understøt det løbende samarbejde med den private aktør – og tag initiativ til med det samme at løse de problemer, der opstår

Understøt det løbende samarbejde og forebyg problemer i indsatsen:

• Afhold et opstartsmøde mellem ledere fra kommune/stat og den private aktør, hvor de vigtigste rammer for samarbejdet fastlægges.
• Udpeg ’tovholdere’ hos kommune/stat og hos den private aktør, der skal varetage den daglige kommunikation og sikre løsningen af dagligdags problemstillinger.
• Anvend så vidt muligt e-mail/internet m.v. til at varetage den løbende kommunikation og gensidige orientering i samarbejdet.
• Afhold med jævne mellemrum statusmøder mellem ledere fra kommune/stat og den private aktør og brug møderne til at drøfte de mere principielle problemstillinger.
• Brug dialogen med den private aktør til, om nødvendigt, at justere forretningsgange for at skabe større fleksibilitet og for at reducere bureaukrati.

Det er vores erfaring, at et godt samarbejde i det daglige mellem kommune/stat og den private aktør er afgørende for at skabe gode resultater og gevinster i indsatsen.

Vi anbefaler derfor, at kommune/stat investerer ressourcer i opstartsfasen, så samarbejdet kommer bedst muligt fra start. Det er vores erfaring, at investeringen i en god opstarts­proces – herunder ved afholdelse af et opstartsmøde – tjener sig ind mange gange i form af et mere effektivt samarbejde i det daglige og i form af bedre resultater i indsatsen. Det er endvidere vores erfaring, at det løbende samarbejde kan understøttes effektivt ved at lade ’tovholdere’ hos kommune/stat og den private aktør løse dagligdags problemer. Endelig er det vores erfaring, at samarbejdet understøttes og udvikles bedst, når der med jævne mellemrum afholdes statusmøder mellem ledere fra kommune/stat og den private aktør, hvor mere principielle problemstillinger kan drøftes.

40. Sørg for at den private aktør løbende orienteres om relevant baggrundsviden og ”nyheder” undervejs i samarbejdsforløbet

• Sørg for at den private aktør løbende får de relevante informationer og nyheder, som har betydning for den private aktørs løsning af opgaver for kommune/stat.
• Hvis der udsendes informationer og orienteringer til medarbejdere i kommune/stat: Overvej om informationen også bør sendes til den private aktør.
• Hvis der afholdes informationsmøder for medarbejdere i kommune/stat: Overvej om det kunne være relevant også at invitere medarbejdere fra den private aktør.
• Orientér den private aktør via e-mail – det er let og ubureakratisk.

Det er vigtigt at den private aktør – på linje med ansatte i kommune/stat – har adgang til den relevante informations- og nyhedsstrøm, som har betydning for at kunne løse den konkrete opgave for kommune/stat. Det er vores erfaring, at private aktøre ind imellem ikke bliver orienteret/informeret om vigtige hændelser eller beslutninger, der har betydning for den private aktørs opgaveløsning. Dette kan føre til misforståelser i samspillet mellem kommune/stat og den private aktør og føre til at indsats og resultater ikke optimeres.