Det er brancheforeningens erfaring, at det er en god idé at investere tid i opstartsfasen, så der fra starten opbygges et godt samarbejde mellem kommune/stat og den private aktør.
Investering i et godt samarbejde betyder, at problemer og fejl forebygges, at bureaukrati minimeres og at samspillet om indsatsen kan fokusere på at skabe resultater for borgere og virksomheder.
Det er vigtigt, at der fra starten er en fælles forståelse mellem kommune/stat og den private aktør om de forventninger, der stilles til opgavens løsning, mål, ansvarsfordeling og de vigtigste forretningsgange.
Dette gælder ikke mindst samspillet omkring myndighedsopgaver. Det er væsentligt at få aftalt den konkrete arbejdsfordeling og arbejdsgange i forbindelse med myndighedsopgaver – dels af hensyn til borgernes retssikkerhed og dels for at sikre, at myndigheden kan leve op til lovgivningens krav til indsatsen.
Vi har gode erfaringer med at starte samarbejdet op med et fælles møde med ledelsen fra kommune/stat og den private aktør. 27. Afhold et opstartsmøde med ledere fra kommune/stat og den private aktør, hvor alle de vigtigste rammer for samarbejdet kan aftales konkret
- Afhold et opstartsmøde med de ledere fra kommune/stat og hos den private aktør, der skal samarbejde om opgaven.
- På mødet aftales de vigtigste rammer for samarbejdet, hvilke forventninger, der stilles til hinanden og hvilken arbejds- og ansvarsfordeling, der skal gælde i opgaveløsningen, jf. nedenfor.
- Afhold opstartsmødet hurtigst muligt efter indgåelsen af købsaftalen/kontrakten.
Det er vores erfaring, at et opstartsmøde er afgørende for at sikre et godt samarbejde fra starten mellem kommune/stat og den private aktør. Et opstartsmøde giver mulighed for at møde hinanden, afstemme forventninger og sikre en fælles forståelse af opgaven, dens mål, ansvarsfordelingen og de vigtigste forretningsgange.
 |
 |
|
Opstart af samarbejdet mellem kommune/stat og den private aktør
|
|
 |
 |
|
 |
Det er vigtigt allerede fra starten at opbygge gode samarbejdsrelationer mellem kommune/stat og den private aktør. Jo bedre der samarbejdes, jo bedre resultater kan der skabes i indsatsen.
Det er en god idé at afholde et opstartsmøde i forbindelse med igangsættelsen af opgaveløsningen. Et eksempel på dagsordenen for et sådant opstartsmøde er vist neden for. Der var tale om et møde hos staten, hvor alle nye private aktører var indbudt i forbindelse med opstart af samarbejdet om individuelle kontaktforløb.
Dagsorden for mødet
1. Mål og succeskriterier for opgaven
- Forventningsafstemning
- En klar rollefordeling
2. De overordnede rammer for samarbejdet
- Afklaring af samarbejdet og evt. myndighedsopgaver
- Arbejds- og opgavefordeling
- Forretningsgange
- Håndtering af evt. uenighed, eksempelvis ved fejlvisitering
3. IT/registrering og dokumentation
- Arbejdsmarkedsportalen
- Det digitale Registreringsværktøj
4. Evaluering og kvalitetsopfølgning
- Brugen af elektronisk evaluering
- Kvalitetskoncept
5. Afregning
- Krav til dokumentation
- Brug af skabeloner
6. Praktiske forhold
- Oversigt over involverede medarbejdere hos privat aktør og stat
7. Eventuelt
- Fremtidig mødestruktur – herunder kalenderplanlægning
- Statusmøder
- Det daglige samarbejde
Som dagsordenen viser, blev der givet en del relevante og vigtige informationer (herunder en demonstration af IT-værktøjet) samtidig med, at der var sat tid af til en dialog. Mødet gav mulighed for at få "sat ansigt på hinanden" og gensidigt få afstemt forventningerne i forbindelse med opgaven og samarbejdet. |
|
28. Foretag en gennemgang af opgaven, dens mål, ansvarsfordeling og de vigtigste forretningsgange
- Mål og succeskriterier, som kommune/stat ønsker realiseret i opgaveløsningen.
- Hvornår opgaven går i gang: Hvornår visiteres borgere til den private aktør og hvor mange forventes der visiteret.
- Hvem gør hvad i visitationsprocessen: Hvordan orienteres borgeren, og hvad skal registreres ved visitationen af den ledige borger til den private aktør.
- Hvilke oplysninger om borgeren vil den private aktør modtage ved visitationen og hvad forventer man, at den private aktør afgiver/registrerer oplysninger om.
- Hvilke kvalitetskrav stilles der til bestemte delopgaver – f.eks. udarbejdelse af jobplaner, køb af tillægsydelser – og hvilke forretningsgange skal understøtte opgaveløsningen.
- Hvordan håndteres sager, hvor der er tvivl om den enkeltes rådighed.
- Hvordan håndteres situationer, hvor borgere ikke møder frem hos den private aktør.
- Hvilke krav stilles til registrering, dokumentation og afregning.
Private aktører har stor erfaring med tilrettelæggelsen af samarbejdet. Drag nytte af denne erfaring og aftal, hvordan samarbejdet bedst kan tilretttelægges ud fra de ønsker og behov, som kommune/stat har. 29. Vær særlig opmærksom på samarbejdet om myndighedsopgaver
- Fastlæg i hvilket omfang og hvordan den private aktør skal medvirke til forberedelsen af myndighedsopgaver.
- Fastlæg hvornår kommune/stat som myndighed skal inddrages i forbindelse med indsatsen for borgeren eller virksomheden.
Myndighedsopgaver må ikke udføres af private aktører – men private aktører kan medvirke til at forberede myndighedsopgaver. Det er vores erfaring, at tilrettelæggelsen af myndighedsopgaver og samspillet mellem den private aktør og offentlige myndighed er vigtig af hensyn til borgernes retssikkerhed og er en forudsætning for at etablere effektive forretningsgange uden unødigt bureaukrati. Det er derfor vigtigt i opstarten at fastsætte konkrete procedurer for samarbejdet omkring myndighedsopgaver, f.eks. i forbindelse med visitation, jobplaner og rådighed.
|
|
|
Myndighedsopgaver – hvor går grænsen?
|
|
|
|
|
|
Myndighedsopgaven må ikke udbydes til private aktører, men private aktører kan medvirke til at forberede myndighedsopgaverne. Det er vigtigt at afklare, hvordan samspillet omkring myndighedsopgaver skal fungere i praksis. Hvis samspillet om myndighedsopgaver er uklart, vil det give risiko for "gråzoner", der i sidste ende kan sætte den ledige borgers retsstilling på spil.
Som eksempel på dette kan nævnes en case, hvor staten i et udbud af det personlige kontaktforløb forudsatte, at den private aktør skulle udarbejde jobplaner for ledige borgere uden at de enkelte jobplaner skulle godkendes af staten. Staten ønskede hermed at optimere ressourceanvendelsen og lette de administrative forretningsgange.
- Den private aktør udarbejder et udkast til jobplan, som skal godkendes af staten, der herefter sender jobplanen til underskrift hos den ledige borger.
- Den private aktør udarbejder jobplaner, der ikke skal godkendes af staten. Her udarbejder den private aktør jobplanen, får den lediges underskrift, sender en kopi af jobplanen til A-kassen og opbevarer selv en kopi, som gives til staten, når den ledige borger ophører i kontaktforløbet.
Det er her vigtigt at holde sig for øje, at den ledige borgers retsstilling er forskellig i de to situationer. Da det er staten/kommunen, der har myndighedsopgaven, er det kun disse instanser, der kan pålægge en ledig borger at efterleve aftalerne i jobplanen. Konkret betyder det, at der er forskel på konsekvenserne, hvis den ledige ikke møder op til den aftalte aktivitet. |
|
30. Fastsæt hvordan eventuelle henvendelser fra pressen skal håndteres
- Fastsæt hvordan eventuelle henvendelser fra pressen skal håndteres: Hvem gør hvad – og hvilken procedure skal følges.
Aviser og medier har stor interesse for beskæftigelsesindsatsen og løsningen heraf. Det er vores erfaring, at det er en stor fordel for både kommune/stat og den private aktør, hvis der på forhånd er aftalt, hvordan eventuelle henvendelser fra pressen håndteres. 31. Aftal hvem der skal være ’tovholdere’ i det daglige samarbejde mellem kommune/stat og den private aktør
- Aftal hvilke medarbejdere hos kommune/stat og hos den private aktør, der kan fungere som ’tovholdere’ i det daglige samarbejde om opgaveløsningen.
Det er vores erfaring, at det daglige samarbejde understøttes bedst, når der er en ”tovholder” hos både kommune/stat og den private aktør, der kan løse de problemstillinger, som opstår undervejs. Mange problemer kan forebygges, når der er en tæt kontakt undervejs i samarbejdet om opgavens løsning.
32. Aftal allerede i starten afholdelse af statusmøder i løbet af perioden for samarbejdet
- Aftal allerede i starten mødedatoer, hvor ledere hos kommune/stat og den private aktør kan mødes og drøfte status for samarbejdet.
Det er vores erfaring, at et succesfuldt samarbejde understøttes bedst, når der fra samarbejdets start aftales møder imellem ledelsen hos kommune/stat og den private aktør. Møderne sikrer, at der med passende mellemrum kan drøftes en status for samarbejdet og resultaterne i indsatsen, samt hvordan indsatsen eventuelt kan udvikles og forbedres yderligere.
|
|
|
Statusmøder mellem ledelsen hos kommune/stat og en privat aktør - statusmøder
|
|
|
|
|
|
Et godt samarbejde om opgaveløsningen understøttes bedst, når der med passende mellemrum afholdes statusmøder med ledelsen fra kommune/stat og den private aktør.
De løbende statusmøder kan afhænge af, at opgavesituationen afholdes individuelt med den enkelte private aktør eller som fælles møder, hvor alle private aktører er indbudt. Især i opstartsfasen af en ny opgave kan en hyppig mødefrekvens være en god idé.
Som eksempel herpå kan nævnes en situation, hvor det allerede i kommunens kontrakt med den private aktør fremgik, at der 3 mdr. efter opstart af samarbejdet skulle holdes et statusmøde. Der var to punkter på dagsordenen
- Hvad er status for opgaveløsningen – hvad går godt?
- Hvordan kan samarbejdet eventuelt optimeres?
Hver af parterne havde forpligtet sig til at komme med en kort status for samarbejdet, og deltagerkredsen til mødet skulle omfatte såvel en ledelses- som en "hands-on"- repræsentant fra kommune/stat og den private aktør.
Statusmøderne sikrer, at der med passende mellemrum kan drøftes en status for samarbejdet og resultaterne i indsatsen, samt hvordan indsatsen eventuelt kan udvikles og forbedres yderligere. |
|
|
|
|
Løbende statusmøder mellem kommune/stat og en privat aktør - temadage
|
|
|
|
|
|
Et godt samarbejde om opgaveløsningen understøttes bedst, når der med passende mellemrum afholdes statusmøder mellem kommune/stat og den private aktør.
De løbende statusmøder kan afhænge af, at opgavesituationen afholdes individuelt med den enkelte private aktør eller som fælles møder, hvor alle private aktører er indbudt. Især i opstartsfasen af en ny opgave kan en hyppig mødefrekvens være en god idé.
Som eksempel herpå kan nævnes en case, hvor staten afholdt en fælles temadag for alle private aktører samt relevante medarbejdere fra staten. Dagens fokus var at opnå et endnu tættere samspil og samarbejde i hverdagen med henblik på i fællesskab at højne kvaliteten i opgaveløsningen og indsatsen overfor de ledige borgere og virksomheder.
Fællesmøderne med specifikke temaer kan med fordel afholdes med passende mellemrum for at optimere indsatsen og skabe bedre relationer. |
|
33. Afhold et fælles informationsmøde for de medarbejdere i kommune/stat og hos den private aktør, der skal samarbejde om opgaven
- Afhold et fælles informationsmøde for de medarbejdere i kommune/stat og hos den private aktør, der skal samarbejde om opgavens løsning.
- Anvend informationsmødet til at orientere om de mål og rammer, der er aftalt for samarbejdet om opgavens løsning.
- Afhold informationsmødet forud for igangsættelsen af den konkrete opgave.
Det er vores erfaring, at det er en stor fordel for samarbejdet, når medarbejdere for kommune/stat og hos den private aktør fra starten får mulighed for ”at sætte ansigt på hinanden” og få drøftet de gensidige forventninger, der stilles til samarbejdet. Et informationsmøde forud for opgavens igangsættelse bidrager til, at der fra starten er et fælles udgangspunkt for opgavens løsning og for de forventninger og mål, der stilles til samarbejdet.
|
