Det er vores erfaring, at der er stor forskel på, hvordan man blandt kommuner og statslige institutioner tilrettelægger samspillet om registrering, dokumentation og afregning mellem den offentlige myndighed og private aktører. Der er eksempler på meget enkle forretningsgange og eksempler på meget komplicerede og administrativt ’tunge’ forretningsgange.

Vi har erfaring for, at de steder, hvor kommune og stat har valgt enkle og realistiske forretningsgange, også er de steder, hvor samarbejdet om at skabe resultater har fungeret bedst.

Det er en klar fordel for samarbejdet om opgaveløsningen, at kommune/stat og den private aktør anvender Arbejdsmarkedsportalen til registrering og udveksling af oplysninger.

41. Overvej om alle registreringer nu også er nødvendige: Minimér bureaukratiet

• Overvej om de krav, der stilles til registrering og forretningsgange, er strengt nødvendige.
• Overvej om der kan udvikles mere enkle forretningsgange.
• Overvej om tilvejebringelse af dokumentation kan ske på en mere enkel måde, f.eks. via egne registre.

En minimering af bureaukrati er til fælles gavn for både kommune/stat og private aktører – og de borgere og virksomheder, som indsatsen retter sig imod.

		Minimér bureaukratiet – udnyt hvad der allerede ligger i registrene
		Der kan være ganske stor forskel på, hvordan man blandt kommuner og statslige institutioner tilrettelægger samspillet mellem den offentlige myndighed og private aktører. Der er eksempler på meget enkle forretningsgange og meget komplicerede og administrativt ’tunge’ forretningsgange. En minimering af bureaukrati er til fælles gavn for både kommune/stat og private aktører – og de borgere og virksomheder, som indsatsen retter sig imod. Til at illustrere dette kan nævnes en case, hvor statens dokumentationskrav til den private aktør viste sig at være meget bureaukratiske og ressourcekrævende. En ledig fandt sig et job med udstationering i udlandet. Da tidspunktet for bonusudbetaling oprandt, havde staten ikke umiddelbart mulighed for at udbetale bonus, da dokumentationen for fortsat beskæftigelse manglede, fordi de nødvendige data ikke kunne trækkes fra egne registre. Den uheldige situation betød, at det blev den private aktørs opgave og ansvar at fremskaffe denne dokumentation. Dette er ikke altid nemt, da den private aktør ikke nødvendigvis ligger inde sådanne oplysninger. Det vigtigste i opgaveløsningen er, at de ledige borgere kommer hurtigst muligt tilbage på arbejdsmarkedet. Derfor er det ærgerligt, hvis tekniske krav "spænder ben" for samarbejdet om indsatsen. Det er derfor væsentligt, at der vælges enkle og realistiske afregningsmodeller, hvor dokumentationsgrundlaget for indsatsen trækkes på kommune/statens egne registre.

42. Anvend Arbejdsmarkedsportalen til registrering og udveksling af oplysninger

• Anvend Arbejdsmarkedsstyrelsens Arbejdsmarkedsportal til registrering og udveksling af elektroniske oplysninger mellem kommune/stat og den private aktør.

Det er afgørende for et effektivt samspil mellem kommune/stat og den private aktør, at der sker en fyldestgørende og korrekt registrering og dokumentation af den indsats, som varetages for borgere og virksomheder. En effektiv IT-understøttelse reducerer bureaukrati, dobbeltregistreringer, usikkerhed og fejl i samspillet mellem den offentlige myndighed og den private aktør og understøtter arbejdet for at skabe gode resultater.

Vi har gode erfaringer med at anvende Arbejdsmarkedsstyrelsens Arbejdsmarkedsportal til registrering og udveksling af oplysninger mellem kommune/stat og private aktører i forbindelse med beskæftigelsesindsatsen. Arbejdsmarkedsportalen udgør allerede i dag et fælles redskab for staten og kommunerne i beskæftigelsesindsatsen og vil også fremover indgå som et centralt redskab i de nye jobcentre, der er under etablering i hele landet.

Fordelene ved at anvende Arbejdsmarkedsportalen er blandt andet:

• At kommune/stat ikke behøver at foretage egen IT-udvikling for at understøtte samspillet med den private aktør.
• At medarbejdere i kommune/stat bruger portalen i forvejen.
• At medarbejdere hos private aktører er fortrolige med portalen.
• At portalen understøtter overholdelse af lovgivning om udveksling af persondata m.v.
• At portalen understøtter de vigtigste forretningsgange i samspillet mellem kommune/stat og den private aktør.

43. Anvend en enkel afregningsmodel hvor dokumentationsgrundlaget kan baseres på registerbaseret viden

Vælg en afregningsmodel, hvor

• Incitamenterne er klare og understøtter fælles mål for kommune/stat og den private aktør.
• Udbetalingsgrundlaget til den private aktør genereres fra kommunen eller statens egne registre.
• Det ikke er nødvendigt at indhente supplerende oplysninger fra den private aktør eller de borgere, som har været omfattet af indsatsen.

Det er vores erfaring, at de steder, hvor kommune og stat har valgt enkle og realistiske afregningsmodeller, også er de steder, hvor samarbejdet om at skabe resultater har fungeret bedst. Vi har erfaring med situationer, hvor der er valgt afregningsmodeller, der i praksis har vist sig at være meget ressourcekrævende for både kommune/stat og den private aktør. Som eksempel kan nævnes, at især dokumentationsgrundlaget for at kunne afregne har vist sig besværligt at tilvejebringe.