Kvalitet og resultater i beskæftigelsesindsatsen afhænger af, at der er et godt samarbejde mellem kommune/stat og private aktører.
Et godt samarbejde bidrager til at optimere indsatsen og minimere bureaukrati hos både kommune/stat og den private aktør, så der er maksimalt fokus på at levere en god indsats for borgere og virksomheder.
De væsentligste rammer og betingelser for samarbejdet vil typisk blive fastsat som led i udbudsprocessen. Det er en klar fordel, når samarbejdsbetingelserne er velbeskrevet allerede i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet.
Det er imidlertid vores erfaring, at uanset hvor god en beskrivelse der er i udbudsmaterialet, vil der være behov for at understøtte det daglige samarbejde på forskellig vis for at sikre en løbende optimering af indsatsen.
Vi har erfaring for, at når kommune/stat og private aktører investerer tid i samarbejdet, så tjener det sig ind mange gange i løbet af samarbejdsperioden.
Det gælder særligt i opstartsfasen, hvor den private aktør påbegynder opgaveløsningen hos kommune/stat.
Mange problemer kan forebygges og undgås, hvis der allerede fra starten er sket en grundig forventningsafstemning og indgået aftaler om, hvordan man i samarbejdet vil håndtere forskellige problemstillinger.
- Investér tid i samarbejdet – det tjener sig ind mange gange
Et godt samarbejde mellem kommune/stat og den private aktør er afgørende for at kunne realisere de ønskede gevinster i beskæftigelsesindsatsen i form af kvalitet og resultater. Investeringen i et godt samarbejde betyder, at problemer og fejl forebygges, at bureaukrati minimeres og at samspillet om indsatsen kan fokusere på at skabe resultater for borgere og virksomheder.
- Afhold opstartsmøder og fastsæt fra starten rammer og mål for samarbejdet
- Det er vigtigt, at der fra starten er en fælles forståelse mellem kommune/stat og den private aktør om de forventninger, der stilles til opgavens løsning, mål, ansvarsfordeling og de vigtigste forretningsgange. Dette kan med fordel ske på et opstartsmøde med ledere fra kommune/stat og den private aktør og ved at afholde et fælles informationsmøde for de involverede medarbejdere.
- Understøt det løbende samarbejde - tag initiativ til at løse problemer når de opstår
- Understøt det løbende samarbejde ved fra starten at udpege ’tovholdere’ hos kommune/stat og hos den private aktør, der skal varetage den daglige kommunikation og løse dagligdags problemer. Afhold med jævne mellemrum statusmøder mellem ledere fra kommune/stat og den private aktør og brug møderne til at drøfte mere principielle problemstillinger.
- Vær særlig opmærksom på samarbejdet om myndighedsopgaverne
- Tilrettelæggelsen af myndighedsopgaver og samspillet mellem den private aktør og offentlige myndighed er vigtig af hensyn til borgernes retssikkerhed, myndighedens tilsynsforpligtelser m.v. og er en forudsætning for at etablere effektive forretningsgange uden unødigt bureaukrati. Det er derfor vigtigt i opstartsfasen at fastsætte konkrete procedurer for samarbejdet omkring myndighedsopgaver, f.eks. i forbindelse med visitation, jobplaner og rådighed.
- Fastsæt hvordan visitationen til den private aktør skal foregå i praksis
- Det er vigtigt i opstartsprocessen at aftale, hvordan visitationen af ledige borgere til den private aktør konkret skal foregå, herunder hvordan borgeren får besked om, at indsatsen skal varetages af den private aktør og hvordan borgeren oplyses om rettigheder og pligter m.v.
- Forebyg fejlvisitering – og afhjælp problemer med fejlvisitering med det samme
- Det er vigtigt at undgå fejl i visitering af ledige borgere til private aktører. Fejlvisitering indebærer, at borgere visiteres til den ”forkerte indsats” – og giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen for den enkelte.
- Sørg for at den relevante information er tilgængelig for private aktører undervejs
- Private aktører har selv ansvaret for at holde sig ajour med den relevante viden undervejs i forløbet. Sørg derfor for at information og nyheder, som har betydning for private aktørers løsning af opgaven for kommune/stat, er tilgængelige for den private aktør. Mangel på information kan føre til misforståelser i samspillet og til en manglende optimering af indsats og resultater.
- Overvej om alle registreringer nu også er nødvendige: Minimér bureakratiet
- En minimering af bureaukrati er til fælles gavn for både kommune/stat og private aktører – og de borgere og virksomheder, som indsatsen retter sig imod.
- Anvend Arbejdsmarkedsportalen til registrering og udveksling af oplysninger
- Det er afgørende for et effektivt samspil mellem kommune/stat og den private aktør, at der sker en fyldestgørende og korrekt registrering og dokumentation af den indsats, som varetages for borgere og virksomheder. Arbejdsmarkedsportalen udgør allerede i dag et fælles redskab for staten og kommunerne i beskæftigelsesindsatsen og vil også fremover indgå som et centralt redskab i de nye jobcentre, der er under etablering i hele landet.
- Udnyt private aktørers erfaringer og viden: Samarbejd om at udvikle beskæftigelses­indsatsen
|
