Et helt centralt element i udbudsmaterialet er at tydeliggøre de mål og forventninger, som jobcenter/kommune stiller til anden aktørs løsning af opgaven, samt at foretage en præcis afgrænsning og beskrivelse af den udbudte opgave.

Præcision med hensyn til mål og forventninger til opgaven og afgrænsningen heraf har stor betydning for kvaliteten af leverandørernes tilbud og i sidste ende for det løbende samarbejde omopgaveløsningen, der skal finde sted. I udbudsmaterialet kan der f.eks. fastsættes mål om, at denudbudte opgave forventes løst med en given beskæftigelseseffekt, eller at der fastsættes specifikke krav om rettidighed i indsatsen. Når der i udbudsmaterialet er fastsat sådanne klare mål, vil tilbudsgiverne bedre kunne målrette de indsendte tilbud til jobcenter/kommunens behov.

Hvis den udbudte opgave kun er beskrevet i meget overordnede termer vil det være vanskeligt for anden aktør at afgive tilbud, der er tilstrækkelig målrettede mod den konkrete opgave. Uden en præcis opgavebeskrivelse med klare mål vil anden aktør have vanskeligt ved at prissætte opgavenog have vanskeligt ved at konkretisere og byde ind med den kvalitet, som anden aktør ønsker atlevere i opgaveløsningen. Når der mangler klarhed i opgavebeskrivelsen vil der ydermere være en risiko for, at jobcenter/kommune og anden aktør har forskellige forventninger til opgaveløsningen og målsætningerne herfor, hvilket kan give problemer i det løbende samarbejde.

Mens mål og forventninger til opgavens løsning bør formuleres konkret og præcist er det omvendt vigtigt, at opgavebeskrivelsen er rummelig med hensyn til ”hvordan opgaven løses”. Opgavebeskrivelsen bør levne plads til metodefrihed for anden aktør, så anden aktør i tilbuddene har en reel mulighed for at fremhæve specifikke spidskompetencer og metoder i opgaveløsningen.

Vi anbefaler derfor, at der i udbudsmaterialet gives mulighed for, at anden aktør kan afgive alternative tilbud, så jobcenter/kommune indhenter op til to tilbud fra hver leverandør på opgaven. Herved skabes grundlaget for, at jobcenter/kommune kan udpege det bedste tilbud til opgaven – med den bedste sammensætning af pris og kvalitet.

Anbefaling 1: Det skal altid fremgå tydeligt i udbudsmaterialet hvilke mål og gevinster, der ønskes realiseret i udbuddet

• Beskriv de gevinster, der ønskes realiseret i opgaveløsningen.
• Fastsæt de mål og forventninger, der stilles til anden aktør i opgaveløsningen, f.eks. hvilken konkret beskæftigelseseffekt, der forventes af indsatsen, krav om rettidighed i indsatsen m.v.

Det er vigtigt, at anden aktør ved præcis, hvilke gevinster jobcenter/kommune ønsker at realisere i forbindelse med et udbud, og hvilke konkrete mål og forventninger jobcenter/kommune har for samarbejdet med anden aktør. Det giver mulighed for at målrette og prisfastsætte tilbuddet i forhold til jobcenter/kommunens ønsker og sikrer en gensidig forventningsafstemning.

Anbefaling 2: Udbudsmaterialet skal altid indeholde en præcis beskrivelse og afgrænsning af opgaven:

• Beskriv og afgræns opgaven så konkret som muligt, gerne opdelt i en række delprocesser.
• Vær konkret og tydelig med hensyn til den samarbejdsform og de administrative forretningsgange, som det forventes, at anden aktør skal indgå i.
• Vær tydelig med hensyn til de krav der stilles til dokumentation, registrering, løbende afrapportering og brug af registreringsværktøj.

Det er vores erfaring, at beskrivelsen af vigtige administrative procedurer nogle gange ”glemmes” i udbudsmaterialet. I sådanne situationer vil anden aktør tilbuddet på og forventninger til opgaven ikke afspejle den faktiske opgave, som skal løses. Det giver et dårligt udgangspunkt for samarbejdet. En god opgavebeskrivelse giver høj kvalitet i tilbuddene og demed det bedste udgangspunkt for at jobcenter/kommune kan udvælge det tilbud, som bedst svarer til forventninger og behov. Samtidig sikres en gensidig forventningsafstemning om, hvad opgaven indebærer.

		Ændringer i de administrative procedurer har betydning for samarbejdetmellem kommune/stat og private aktører
		Det er vigtigt i udbudsmaterialet at være tydelig med hensyn til de administrative forretningsgange, som det forventes at private aktører skal indgå i, i forbindelse med opgaveløsningen. Ændringer i udmeldte administrative procedurer medfører ofte en øget administrativ byrde for den private aktør og kan belaste samarbejdet om at skabe de ønskede resultater i indsatsen. Som eksempel på dette kan nævnes en case, hvor staten efter at have gennemført en udbudsforretning valgte at ændre de interne arbejdsgange i forhold til registrering, dokumentation og løbende afrapportering og brug af registreringsværktøj. De ændrede arbejdsgange førte til en betydelig administrativ byrde for den private aktør. For den private aktør var der tale om, at opgavens indhold og omfang ”ændrede karakter” i forhold til det tilbud, der var afgivet, og som aktøren havde planlagt bemanding og ressourcer ud fra. Staten og den private aktør drøftede herefter problemstillingerne og fandt i fællesskab praktiske løsninger, der kunne reducere den administrative belastning. Casen illustrerer, at administrative forretningsgange har stor indflydelse på de private aktørers arbejdsmetoder og vilkår, og det derfor er vigtigt at være tydelig i udbudsmaterialet med hensyn til hvilke administrative forretningsgange, det forventes, at den private aktør skal indgå i. Det vil imidlertid ofte være vanskeligt i et udbudsmateriale at tage højde for fremtidige ændringer i arbejdsgange, herunder ændringer som følger af ny lovgivning. Det er derfor vigtigt, at kommune/stat giver mulighed for en dialog med den private aktør i situationer, hvor der sker større ændringer i forretningsgangene.

Anbefaling 3: Vær tydelig i beskrivelsen af samspillet omkring myndighedsopgaver
I de tilfælde, hvor myndighedsopgaver lægges ud til anden aktør, er det vigtigt at beskrive den udlagte myndighed præcist. I de tilfælde hvor myndighedsopgaven ikke udlægges til anden aktør, kan anden aktør medvirke til at forberede myndighedsopgaver. Det bør altid fremgå af udbudsmaterialet, hvordan samspillet mellem jobcenter/kommune og den anden aktør skal fungere i forbindelse med myndighedsopgaver. Det er vores erfaring, at tilrettelæggelsen af myndighedsopgaver og samspillet mellem anden aktør og offentlige myndighed er vigtig af hensyn til borgernes retssikkerhed og er en forudsætning for at etablere effektive forretningsgange uden unødigt bureaukrati.

		Myndighedsopgaver – hvor går grænsen?
		Myndighedsopgaven må ikke udbydes til private aktører, men private aktører kan medvirke til at forberede myndighedsopgaverne. Det er vigtigt, at det i udbudsmaterialet fremgår tydeligt, hvordan samspillet omkring myndighedsopgaver skal fungere. Hvis samspillet om myndighedsopgaver er uklart, vil det give risiko for ”gråzoner”, der i sidste ende kan sætte den ledige borgers retsstilling på spil. Som eksempel på dette kan nævnes en case, hvor staten i et udbud af det personlige kontaktforløb forudsatte, at den private aktør skulle udarbejde jobplaner for ledige borgere uden at de enkelte jobplaner skulle godkendes af staten. Staten ønskede hermed at optimere ressourceanvendelsen og lette de administrative forretningsgange. I forbindelse med den konkrete opgaveløsning blev der anvendt to modeller for udarbejdelse af jobplaner: Den private aktør udarbejder et udkast til jobplan, som skal godkendes af staten, der herefter sender jobplanen til underskrift hos den ledige borger. Den private aktør udarbejder jobplaner, der ikke skal godkendes af staten. Her udarbejder den private aktør jobplanen, får den lediges underskrift, sender en kopi af jobplanen til A-kassen og opbevarer selv en kopi, som gives til staten, når den ledige borger ophører i kontaktforløbet. Det er her vigtigt at holde sig for øje, at den ledige borgers retsstilling er forskellig i de to situationer. Da det er staten/kommunen, der har myndighedsopgaven, er det kun disse instanser, der kan pålægge en ledig borger at efterleve aftalerne i jobplanen. Konkret betyder det, at der er forskel på konsekvenserne, hvis den ledige ikke møder op til den aftalte aktivitet.

Anbefaling 4: Fokusér på ”hvilke mål og forventninger, der stilles til opgaven” og ikke på ”hvordan opgaven skal løses”

• Fastsæt hvilke mål og forvetninger der stilles til opgaven.
• Undgå at fastlægge håndfaste krav til metoder i opgaveløsningen.

Det er vores erfaring, at en af de væsentlige gevinster for jobcenter/kommunes samarbejde med anden aktør er, at disse bidrager med nye metoder og spidskompetencer i beskæftigelsesindsatsen. Dette kræver en vis metodefrihed i opgaveløsningen.

Anbefaling 5: Tydeliggør, hvis der stilles særlige krav til indsats eller opgaveløsning
Det skal fremgå tydeligt i udbudsmaterialet, hvis jobcenter/kommune stiller særlige krav til indsats eller opgaveløsning. F.eks. hvis der er opstillet særlige måltal for indsatsen, krav om at deltagerne lever op til en bestemt aktiveringsgrad m.v. Det er vores erfaring, at krav til opgaveløsningen i form af måltal eller retningslinjer fra Kommunen, Arbejdsmarkedsstyrelsen m.v. ofte ikke fremgår tydeligt i udbudsmaterialet. Det er afgørende, at der er en gensidig forventningsafstemning om, hvilke mål der er fastsat.

		Husk at tydeliggøre, når der er fastsat særlige politiske krav tilopgavens løsning
		Beskæftigelsesindsatsen i kommune/stat vil ofte være underlagt en række mål og retningslinjer, som er fastsat politisk, herunder af kommunalbestyrelsen og af det regionale arbejdsmarkedsråd. Det er vigtigt, at sådanne politiske mål og retningslinjer fremgår af udbudsmaterialet, så den private aktør ved, hvilke forventninger, der stilles til opgaveløsningen. Som eksempel på, at politiske beslutninger har betydning for samarbejdet mellem kommune/stat og private aktører, kan nævnes, når der f.eks. fastsættes nye retningslinjer fra et regionalt arbejdsmarkedsråd om indsatsen for ledige borgere. Det kan være ændrede krav til, hvordan redskabet ”vejledning og opkvalificering” kan anvendes eller særlige kampagnetiltag fra statens side, som spiller en afgørende rolle for de muligheder, den private aktør har i hverdagen for at realisere de aftalte resultater. Sådanne retningslinjer har stor betydning for den private aktørs handlemuligheder i dagligdagen – og det er derfor uheldigt, hvis den private aktør først får kendskab til retningslinjerne den dag, hvor den konkrete opgaveløsning skal igangsættes. Beskæftigelsesindsatsen er hele tiden under forandring og det er ikke muligt at foregribe fremtidige politiske beslutninger i et udbudsmateriale. Det er derfor vigtigt, at der er en løbende dialog mellem stat/kommune og de private aktører om mål og retningslinjer for opgaveløsningen – i lyset af de ændringer, som nye politiske beslutninger giver anledning til.

Anbefaling 6: Reducer de administrative byrder

• Overvej om de krav, der stilles til registrering og forretningsgange er strengt nødvendige.
• Overvej om der kan udvikles mere enkle forretningsgange
• Overvej om tilvejebringelse af dokumentation kan ske på en mere enkel måde, f.eks. via egne registre.

Det er vores erfaring, at der er stor forskel på, hvordan man blandt jobcentre/kommuner samt statslige institutioner tilrettelægger samspillet mellem den offentlige myndighed og anden aktører. Der er eksempler på meget enkle forretningsgange og meget komplicerede og administrativt ’tunge’ forretningsgange. En minimering af bureaukrati er til fælles gavn for både jobcenter/kommune og anden aktør – og for de borgere og virksomheder, som indsatsen retter sig imod.

		Reducér de administrative byrder - til fælles gavn
		Det er et fælles mål for kommune/stat og private aktører at sikre, at samarbejdet om indsatsen understøttes af enkle og effektive forretningsgange. En minimering af bureaukrati er til gavn for alle – og ikke mindst for de virksomheder og borgere, som er omfattet af indsatsen. Der er mange eksempler på, at der anvendes enkle og effektive arbejdsgange, men også eksempler på komplicerede og tunge forretningsgange. Som eksempel på en tung arbejdsgang kan nævnes en case, hvor den private aktør af staten anmodes om at udarbejde manuelle lister med en oversigt over aktiviteter, der er foregået i et kontaktforløb. Anmodningen fremsættes selv om staten selv har mulighed for at trække disse oplysninger direkte fra egne registre via Arbejdsmarkedsportalen. Når kommune/stat fastlægger forretningsgange er det en god idé at se på disse fra flere vinkler, så den letteste og mest effektive løsning kan findes.