Det er ofte, at udbudsmateriale udarbejdes meget omfangsrigt med en række detaljerede bilag med afskrift fra lovgivningen, forvaltningsretlige regler, regionale retningslinier, arbejdsmarkedsredegørelser etc. Det er en fordel at minimere udbudsmaterialets omfang, fordi det giver mulighed for et større fokus på det væsentlige: Opgaven, der skal løses.

Et forsøg på at minimere udbudsmaterialets omfang kan illustreres ved følgende case.

Det er ofte, at udbudsmateriale udarbejdes meget omfangsrigt med en række detaljerede bilag med afskrift fra lovgivningen, forvaltningsretlige regler, regionale retningslinier, arbejdsmarkedsredegørelser etc.

Et eksempel herpå er et udbud fra staten, hvor udbudsmaterialet bestod af ca. 370 sider – med i alt 29 bilag. For den private aktør er det svært at bevare overblikket i et så omfangsrigt materiale. Dette sammenholdt med at beskrivelse af udbudsbetingelser, opgaven, målgrupperne og afregningsbetingelser samt skabelon fyldte i alt 78 sider.

Ved at begrænse udbudsmaterialets omfang er det muligt at fokusere på det væsentlige og dermed medvirke til at højne kvaliteten i tilbuddene.

Der er mange eksempler på at kommune og stat har anvendt elektroniske tekstskabeloner i forbindelse med udbudsforretningen. De elektroniske tekstskabeloner skal benyttes, når private aktører afgiver tilbud. Skabelonerne er udformet med et maksimalt antal sider, fast skriftstørrelse, fast linieafstand m.v. De elektroniske tekstskabeloner giver ofte anledning til en række problemer i forbindelse med tilbudsgivningen.

Som eksempel på dette kan nævnes en case, hvor staten i forbindelse med et udbud anvendte fastlåste skemaer med et meget begrænset antal linier til beskrivelsen. Dette vanskeliggjorde muligheden for bl.a. at uddybe forskelligheder i den private aktørs spidskompetencer samt metodevalg i forhold til løsningen af opgaven. En anden udfordring ved fastlåste skabeloner kan være af mere teknisk karakter f. eks. at tekstrammerne ikke kan udvides, og hvor teksten i stedet ”bliver spist”.

Dette kan gøre skrivefasen problematisk og kan medføre, at det for tilbudsgiver mere bliver ”skrivepladsen” end det indholdsmæssige, der er i fokus ved udformning af tilbuddet. Det vil derfor være en fordel, at der i stedet angives en klar disposition til tilbuddets udformning – gerne med en maksimal grænse for antallet af tekstsider. Dette understøtter en højere kvalitet i tilbudene og letter samtidig kommunens/statens vurdering og sammenligning af de forskellige tilbud.

I forbindelse med udbudsforretninger opereres der meget ofte med korte deadlines.

I forhold til tilbudsgivers indsendelse af spørgsmål og tilbud medfører overskridelse af deadline, at spørgsmålene ikke besvares, eller at tilbudet afvises pga. formalia fejl.

Samtidig kan man oftest andre steder i udbudsmaterialet læse om bl.a. deadlines for tilbagemeldinger og opstarttidspunkter fra jobcenter/kommune, som desværre ikke altid bliver overholdt.

Til illustration af dette kan nævnes en case, hvor et jobcenter annoncerede efter interesserede aktører til at forestå opgaven med etablering af fleksjob. I annonceringen var perioden for opgaveløsningen også angivet.

Jobcentret havde oplyst en dato for, hvornår tilbagemelding på udbudsforretningen kunne forventes. Jobcentret gav dog senere meddelelse om, at man var nødt til at rykke offentliggørelsen af aktørvalg 3 uger.

Denne forsinkelse kan umiddelbart virke ubetydelig. Forsinkelsen betød imidlertid, at perioden fra Jobcentrets offentliggørelse af valg af aktør, til den valgte aktør skulle kunne påbegynde opgaven, var skåret ned til 14 dage.

En kort tidsfrist fra valg af aktør til iværksættelse af forløb kan give store udfordringer for den private aktør i forhold til lokale, bemanding etc.

Der er stor forskel på, hvordan processen og milepæle i udbudsforretningen beskrives. Ved nogle udbud offentliggøres en plan for de forskellige faser i udbudsmaterialet.

Til illustration af dette kan nævnes en case, hvor tidsterminerne er klart meldt ud.

I forbindelse med et udbud fra et Jobcenter var udarbejdet en kort og præcis tidsplan for udbudsforretningen.

Udarbejdelse af en procesplan i forbindelse med udbudsforretningens gennemførelse vidner om professionalisme, giver et overblik over en gennemtænkt proces og giver samtidig en klar forventningsafstemning for den private aktør.