Som et eksempel på et udbud, hvor markedet ”afsøges”, kan nævnes en kommune, som sendte en række af kommunens beskæftigelsesopgaver i udbud.

Kommunen forbeholdt sig i udbudsmaterialet samtidig ret til selv at byde på opgaveløsningen.

Af udbudsmaterialet fremgik, at kommunen med udbudet ønskede at forny og forbedre sine tilbud til de ledige.

Derudover ville kommunen sikre sig et overblik over, hvilken pris og kvalitet markedet kunne levere, således at kommunen kunne opnå den økonomisk mest fordelagtige løsning af opgaverne.

Som et eksempel på en opgave, der ikke burde være sendt i udbud, kan nævnes et Jobcenter, som annoncerer efter anden aktør til at løse en enkeltstående opgave.

Annonceringen drejede sig om gennemførelsen af et særligt tilrettelagt forløb for 16 – 22 kontanthjælpsmodtagere fra matchgruppe 4 og 5.

Af annonceringen fremgik det, at der var tale om ét forløb af 20 ugers varighed med et ugentligt timetal på min. 25 timer.

Der var angivet en fast startdato, og kontraktperioden var lig med forløbsperioden.

Der var en frist på 14 dage fra offentliggørelse til afgivelse af tilbud, hvilket skyldtes, at Jobcenteret stod med et aktuelt behov.

Udarbejdelse af udbud og tilbud er en ressource- og tidskrævende opgave for såvel jobcenter/kommune som for tilbudsgivere. Det er derfor vigtigt, at den opgave, der annonceres eller sendes i udbud har en tilstrækkelig størrelse til, at gevinsterne ved dette kan realiseres.

Offentligt udbud er en god måde at teste, hvad markedet kan bidrage med til løsning af opgaver inden for beskæftigelsesområdet.

Som eksempel på en case kan nævnes en situation, hvor en kommune sendte en mindre opgave i udbud. Definitionen af opgaven var klar, præcis og kortfattet, og opgaven var ikke bundet til en bestemt metode, idet kommunen netop ønskede at se, hvad tilbudsgiverne kunne byde på af nye ideer til opgaveløsningen. Materialet indeholdt den nødvendige viden for at kunne byde på opgaven og rammerne for udformningen af tilbudet var overskuelige og præcise.

Når stat/kommune sender en opgave i udbud - uanset, om opgaven er stor eller lille – er det vigtigt, at tilbudsgiverne får et råderum til selv at byde ind med de metoder, som man ønsker at løse opgaven med. Hvis kommune/stat stiller for mange krav til anvendelse af bestemte metoder, vil det begrænse tilbudsgivernes mulighed for at byde ind med de nye ideer og egne spidskompetencer, der kan gøre en forskel for at skabe bedre resultater i indsatsen.

I det oven for nævnte eksempel fik kommunen et godt grundlag for at udvælge de tilbudsgivere, som man ønskede at samarbejde med. Der er størst sikkerhed for at få gode og kvalificerede tilbud ind af døren, når den udbudte opgave er beskrevet præcist og når der samtidig er givet et råderum til at kunne byde på opgaven ud fra forskellige metoder. Et præcist udbudsmateriale gør det samtidig lettere for kommunen at vurdere tilbuddene ud fra ens kriterier og at leve op til de krav, der stilles om fair konkurrence i udbudsforretningen.

Udbud ved prækvalifikation kan med fordel anvendes, når kommune/stat på forhånd har besluttet sig for at udvælge meget få samarbejdspartnere blandt markedets tilbudsgivere.

Et eksempel herpå var, da staten gennemførte et udbud af et intensivt kontaktforløb. Udbudet blev først gennemført ved prækvalifikation og derefter ved et endeligt udbud.

Af prækvalifikationsmaterialet fremgik det klart, at staten ønskede at indgå rammeaftale med ganske få tilbudsgivere.

Staten oplyste, at man havde fået 32 anmodninger om prækvalifikation. Til anden runde valgte staten 5 tilbudsgivere – denne reduktion skyldes, at målgruppen for kontaktforløbet ikke var særlig stor, og at man af den grund ønskede at indgå endelig rammeaftale med 2 - 3 tilbudsgivere.

Det er ressource tungt at arbejde med flere "runder". Derfor er det væsentligt, at der sker en reel reduktion i forbindelse med de indsendte anmodninger om prækvalifikation.

Til at illustrere en af fordelene ved at anvende udbud ved prækvalifikation, kan nævnes et eksempel, hvor staten valgte at gennemføre en prækvalifikation for at mindske antallet af tilbudsgivere.

Staten modtog i alt 125 anmodninger om at blive prækvalificeret, dvs. om at få mulighed for at byde ind på den konkrete opgave.

På baggrund af ansøgernes tidligere erfaringer og kompetencer udvalgte staten 90 tilbudsgivere, som blev opfordret til at byde ind på opgaven – dvs. at 35 tilbudsgivere blev fravalgt i forbindelse med prækvalifikationen.

I den konkrete udbudsforretning skete der en yderligere reduktion af mulige tilbudsgivere.

Efter gennemgangen af de indsendte tilbud valgte staten at indgå rammeaftale med kun 65 tilbudsgivere. Dvs., at der fra prækvalifikationen til indgåelse af konkrete rammeaftaler samlet set skete en reduktion blandt tilbudsgiverne på ca. 50 %.

Det er ressource tungt at arbejde med flere ”runder” i en udbudsforretning. Derfor er det væsentligt, at der sker en reel reduktion i forbindelse med de indsendte anmodninger om prækvalifikation. I ovenstående case kunne det have været ønskeligt for både staten og tilbudsgiverne, at der var sket en større reduktion allerede ved første runde.