For at understøtte et godt samspil mellem jobcenter/kommune og andre aktører er det vigtigt, at der i udbudsmaterialet er en præcis beskrivelse af de oplysninger, som er nødvendige for at kunne prissætte opgaven.

Når der i udbudsmaterialet mangler oplysninger herom, er der risiko for, at prisen på tilbuddene ikke afspejler den faktiske opgave, som ønskes løst. Et fyldestgørende udbudsmateriale understøtter, at anden aktørers pristilbud hviler på de rette forudsætninger. Samtidig sikres en gensidig forventningsafstemning om den opgave,der skal løses i det kommende samarbejde mellem jobcenret/kommune og den anden aktør.

Ofte vil det være en fordel for kommune/stat, såfremt private aktører som led i udbuddet får mulighed for at afgive et alternativt tilbud. Det giver jobcenter/kommune mulighed for at vælge mellem to tilbud – med forskellig sammensætning af pris og kvalitet – og dermed få et bedre grundlag for at udvælge det bedste tilbud.

Anbefaling 1: Udbudsmaterialet skal indholde alle relevante oplysninger, som er nødvendige for at kunne prissætte opgaven
Det er vigtigt at udbudsmaterialet indeholder de oplysninger, der skal til, for at den anden aktør kan prissætte opgaven. Væsentlige elementer omfatter blandt andet:

• Klar beskrivelse af mål og forventninger til opgavens løsning, f.eks. hvilke beskæftigelseseffekter, der forventes at indsatsen resulterer i.
• Klar beskrivelse af opgaven og målgruppen.
• Klar beskrivelse af, hvornår den anden aktørs indsats for borger eller virksomhed starter og slutter, herunder hvornår i processen betalingen til den anden aktør igangsættes.
• Klar beskrivelse af eventuelle krav til lokaler og den geografiske placering.
• Klar beskrivelse af hvad der forudsættes indeholdt eller ikke indeholdt i den pris, som den anden aktør skal afgive. F.eks. supplerende udgifter til tolk, handicapkonsulent mv.
• Klar beskrivelse af om det forudsættes, at den anden aktør på vegne af jobcenter/kommune køber (uddannelses-)tilbud til ledige borgere og i givet fald, hvordan afregningen heraf finder sted. (Vi fraråder anvendelsen af en sådan tilkøbsmodel).
• En klar beskrivelse af eventuelle krav til brug af bestemte IT-værktøjer. (Vi fraråder at lægge omkostninger til disse over på de andre aktører.)

Der er erfaring for, at væsentlige oplysninger om omkostningselementer har manglet i udbudsmaterialet, hvilket har betydet, at andre aktører har afgivet pristilbud på et forkert grundlag.

		Oplysninger som er nødvendige for at prissætte en opgave
		En klar og præcis beskrivelse af den udbudte opgave er vigtig for at private aktører kan udarbejde kvalificerede tilbud med en fyldestgørende beskrivelse af, hvordan opgaven påtænkes løst og til hvilken pris. Der er eksempler på, at udbudsmaterialet undertiden mangler centrale oplysninger for at tilbudsgiverne kan byde på opgavens løsning og prissætte denne. Til illustration af dette kan nævnes en case, hvor staten i forbindelse med et udbud af kontaktforløb ikke har angivet, hvilken varighed kontaktforløbet forudsættes at have – dvs. hvor ofte det forventes, at der er et individuelt møde med den enkelte borger. En sådan oplysning er afgørende for, at den private aktør kan prissætte opgaven. Og den manglende oplysning skaber usikkerhed med hensyn til prisfastsættelsen i alle de tilbud, som staten modtager. Et andet eksempel er en case, hvor det i statens udbudsmateriale ikke har været specificeret, hvilke omkostninger, der skal indgå i aktørens prisforslag i forhold til den konkrete opgaveløsning. Eksempelvis har der været uklarhed i flere af statens udbud omkring betaling af tolkebistand - en udgiftspost, som den private aktør af den grund ikke umiddelbart har indkalkuleret i den opgivne pris. Dette er uheldigt, hvis det efterfølgende viser sig, at staten har forventet, at tolkebistanden indgår i den private aktørs pris. Det er derfor vigtigt, at udbudsmaterialet indeholder de oplysninger, der skal til for at den private aktør kan prisfastsætte opgaveløsningen.

Anbefaling 2: Giv tilbudsgiverne mulighed for at afgive et alternativt tilbud.
Uanset hvor præcist formål og opgave er beskrevet i et udbud kan det være en fordel for jobcenter/kommune at lade anden aktør få mulighed for at afgive et alternativt tilbud.

Muligheden for at afgive et alternativt tilbud betyder, at jobcenter/kommune  indhenter op til to tilbud fra hver leverandør på opgaven – med en forskellig sammensætning af pris og kvalitet. Der er erfaring for, at dette giver et bedre grundlag for at jobcenter/kommune kan udpege det bedste tilbud til opgaven.