Vejledning om det løbende samarbejde mellem jobcenter/kommune og andre aktører
Kvalitet og resultater i beskæftigelsesindsatsen afhænger af, at der er et godt samarbejde mellem jobcenter/kommune og andre aktører.
Et godt samarbejde bidrager til at optimere indsatsen og minimere bureaukrati hos både jobcenter/kommune og den anden aktør, så der er maksimal fokus på at levere en god indsats for borgere og virksomheder.
De væsentligste rammer og betingelser for samarbejdet vil typisk blive fastsat som led i udbudsprocessen. Det er en klar fordel, når samarbejdsbetingelserne er velbeskrevet allerede i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet.
Det er imidlertid vores erfaring, at uanset hvor god en beskrivelse der er i udbudsmaterialet, vil der være behov for at understøtte det daglige samarbejde på forskellig vis for at sikre en løbende optimering af indsatsen.
Vi har erfaring for, at når jobcenter/kommune og andre aktører investerer tid i samarbejdet, så tjener det sig ind mange gange i løbet af samarbejdsperioden.
Det gælder særligt i opstartsfasen, hvor den anden aktør påbegynder opgaveløsningen hos jobcenter/kommune.
Mange problemer kan forebygges og undgås, hvis der allerede fra starten er sket en grundig forventningsafstemning og indgået aftaler om, hvordan man i samarbejdet vil håndtere forskellige problemstillinger.
Anbefalinger om det løbende samarbejde
Anbefaling 1: Investér tid i samarbejdet – det tjener sig ind mange gange
Et godt samarbejde mellem jobcenter/kommune og den anden aktør er afgørende for at kunne realisere de ønskede gevinster i beskæftigelsesindsatsen i form af kvalitet og resultater. Investeringen i et godt samarbejde betyder, at problemer og fejl forebygges, at bureaukrati minimeres og at samspillet om indsatsen kan fokusere på at skabe resultater for borgere og virksomheder.
Anbefaling 2: Afhold opstartsmøder og fastsæt fra starten rammer og mål for samarbejdet
Det er vigtigt, at der fra starten er en fælles forståelse mellem jobcenter/kommune og den anden aktør om de forventninger, der stilles til opgavens løsning, mål, ansvarsfordeling og de vigtigste forretningsgange. Dette kan med fordel ske på et opstartsmøde med ledere fra jobcenter/kommune og den anden aktør, og ved at afholde et fælles informationsmøde for de involverede medarbejdere.
Anbefaling 3: Understøt det løbende samarbejde - tag initiativ til at løse problemer når de opstår
Understøt det løbende samarbejde ved fra starten at udpege ”tovholdere” hos jobcenter/kommune og hos den anden aktør, der skal varetage den daglige kommunikation og løse dagligdags problemer. Afhold med jævne mellemrum statusmøder mellem ledere fra jobcenter/kommune og den anden aktør og brug møderne til at drøfte mere principielle problemstillinger.
Anbefaling 4: Vær særlig opmærksom på samarbejdet om myndighedsopgaverne
Tilrettelæggelsen af myndighedsopgaver og samspillet mellem den anden aktør og offentlige myndighed er vigtig af hensyn til borgernes retssikkerhed, myndighedens tilsynsforpligtelser m.v., og er en forudsætning for at etablere effektive forretningsgange uden unødigt bureaukrati. Det er derfor vigtigt i opstartsfasen at fastsætte konkrete procedurer for samarbejdet omkring myndighedsopgaver, f.eks. i forbindelse med visitation, jobplaner og rådighed.
Anbefaling 5: Fastsæt, hvordan visitationen til den anden aktør skal foregå i praksis
Det er vigtigt i opstartsprocessen at aftale, hvordan visitationen af ledige borgere til den anden aktør konkret skal foregå, herunder hvordan borgeren får besked om, at indsatsen skal varetages af den anden aktør og hvordan borgeren oplyses om rettigheder og pligter m.v.
Anbefaling 6: Forebyg fejlvisitering – og afhjælp problemer med fejlvisitering med det samme
Det er vigtigt at undgå fejl i visitering af ledige borgere til andre aktører. Fejlvisitering indebærer, at borgere visiteres til den ”forkerte indsats” – og giver risiko for tab af kvalitet og resultater i indsatsen for den enkelte.
Anbefaling 7: Sørg for at den relevante information er tilgængelig for andre aktører undervejs
Andre aktører har selv ansvaret for at holde sig ajour med den relevante viden undervejs i forløbet. Sørg derfor for at information og nyheder, som har betydning for andre aktørers løsning af opgaven for jobcenter/kommune, er tilgængelige for den anden aktør. Mangel på information kan føre til misforståelser i samspillet og til en manglende optimering af indsats og resultater.
Anbefaling 8: Overvej om alle registreringer nu også er nødvendige: Minimér bureaukratiet
En minimering af bureaukrati er til fælles gavn for både jobcenter/kommune og andre aktører – og de borgere og virksomheder, som indsatsen retter sig imod.
Anbefaling 9: Anvend Arbejdsmarkedsportalen og andre IT systemer til registrering og udveksling af oplysninger
Det er afgørende for et effektivt samspil mellem jobcenter/kommune og den anden aktør, at der sker en fyldestgørende og korrekt registrering og dokumentation af den indsats, som varetages for borgere og virksomheder. Arbejdsmarkedsportalen udgør allerede i dag et fælles redskab for jobcentre/kommunerne i beskæftigelsesindsatsen, og vil også fremover indgå som et centralt redskab i jobcentrene sammen med andre digitale værktøjer.
Anbefaling 10: Udnyt andre aktørers erfaringer og viden: Samarbejd om at udvikle beskæftigelsesindsatsen samarbejdet |
