Når en opgave ønskes udlagt til anden aktør, er første fase at beslutte, om den skal i udbud, eller om der skal indhentes tilbud på opgaven. Ved korte eller små opgaver anbefales ikke at gøre brug af udbud. Hvis man ved tilstrækkeligt store opgaver vælger at gøre brug af udbud, skelnes der mellem udbud af delopgaver eller udlicitering af hele opgaven, herunder også myndighedsopgaver.
Tilrettelæggelsen af udbuddet og gennemførelsen heraf har stor betydning for, hvilke gevinster jobcentre/kommuner kan høste ved at inddrage andre aktører.
Det er vores erfaring, at udbud i dag tilrettelægges meget forskelligt fra kommune til kommune og fra beskæftigelsesregion til beskæftigelsesregion. Samtidig har Jobrådgivernes Brancheforening gjort sig en række erfaringer – gode og dårlige – med forskellige udbud og samarbejdsforløb. Det er disse erfaringer og de anbefalinger, som brancheforeningen gerne vil formidle.
Vejledningen indeholder derfor en række gode råd og mulige faldgruber i de forskellige dele af udbudsprocessen.
Vejledningen er tænkt som et input og redskab til de beslutningstagere og medarbejdere i jobcentrene/kommunerne, der arbejder med inddragelse af private aktører.
Et udbud giver jobcenter/kommune mulighed for at teste, hvad markedet kan tilbyde
Et udbud giver jobcenter/kommune mulighed for at teste, hvad markedet kan tilbyde af ydelser i beskæftigelsesindsatsen. Et udbud giver mulighed for, at jobcenter/kommune kan få løst særskilte opgaveområder til en fastsat kvalitet og pris – og dermed skabe grundlag for at optimere den samlede indsats.
Jobcentre/kommuner kan dog også afprøve et samarbejde med anden aktør i form af enkelt-projekter for en afgrænset målgruppe eller et afgrænset område uden at gennemføre et udbud.
Det kan umiddelbart virke kompliceret og ressourcekrævende at skulle gennemføre en udbuds-forretning for at inddrage andre aktører i beskæftigelsesindsatsen. Det er dog Brancheforeningens erfaring, at udbuddet kan tilrettelægges, så meget bureaukrati undgås samtidig med, at fordelene opnås. Ved mindre opgaver vil det dog være mere hensigtsmæssigt for alle parter blot at indhente tilbud.
Udbudsmaterialet har stor betydning for den kvalitet og de resultater, der skabes i samspillet mellem jobcenter/kommune og anden aktør
Tilrettelæggelsen af det enkelte udbud har stor betydning for de resultater og den kvalitet, der kommer ud af samarbejdet mellem jobcenter/kommune og andre aktører. Det er således i udbuddets tilrettelæggelse, at de grundlæggende mål og rammer for opgavens løsning fastsættes og betingelserne for samarbejdet mellem den offentlige myndighed og anden aktør defineres.
En væsentlig forudsætning for at skabe kvalitet i samspillet mellem anden aktør og jobcenter/kommune er derfor, at der er kvalitet i det udbudsmateriale, som hele samarbejdet skal basere sig på.
Et gennemtænkt og præcist udbudsmateriale sikrer jobcenter/kommune en bedre kvalitet i de tilbud, der kommer ind – og dermed et bedre grundlag for at vælge den eller de rette leverandør(er). Et godt udbudsmateriale giver større sikkerhed for et succesfuldt samarbejde med anden aktør, fordi de gensidige forventninger til mål, roller og resultater er klare fra starten af processen.
Omvendt vil et uklart udbudsmateriale - hvor mål og opgavebeskrivelse er meget overordnet beskrevet, og hvor de centrale forretningsgange i samspillet mellem den offentlige myndighed og anden aktør ikke er gennemtænkt – medføre risiko for, at jobcenter/kommune ikke får fuldt udbytte af samarbejdet med anden aktør.
Den vigtigste anbefaling fra Brancheforeningen er derfor at investere tid i udarbejdelsen af udbudsmaterialet - den kommer tifold tilbage og giver størst mulig sikkerhed for, at jobcenter/kommune høster de ønskede gevinster i samarbejdet med anden aktør.
Anbefalinger om gennemførelse af udbud
Anbefaling 1: Investér tid i udarbejdelsen af udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet er afgørende for tilbuddenes kvalitet og præcision. Et godt udbudsmateriale giver størst sikkerhed for, at de indkomne tilbud er målrettede mod de faktiske behov hos jobcenter/kommune. Udbudsmaterialet sætter samtidig de vigtigste rammer for samarbejdet med anden aktør og er derfor afgørende for at kunne realisere de ønskede gevinster.
Anbefaling 2: Det skal altid fremgå tydeligt i udbudsmaterialet hvilke mål og gevinster, der ønskes realiseret i udbuddet
Det er vigtigt, at anden aktør ved præcis, hvilke gevinster jobcenter/kommune ønsker at realisere i forbindelse med et udbud og hvilke mål, jobcenter/kommune har for samarbejdet med anden aktør. Det giver mulighed for at målrette og prisfastsætte tilbuddet i forhold til jobcenter/kommunens ønsker og sikrer en gensidig forventningsafstemning.
Anbefaling 3: Udbudsmaterialet skal indeholde en præcis beskrivelse af opgaver
En præcis opgavebeskrivelse er en vigtig forudsætning for at sikre kvalitet i anden aktørs tilbud. Hvis opgavebeskrivelsen er upræcis, øges risikoen for at jobcenter/kommune modtager tilbud, som ikke afspejler de reelle behov. En præcis opgavebeskrivelse giver samtidig de bedste forudsætninger for et godt samarbejde når udbudsrunden er gennemført.
Anbefaling 4: Udbudsmaterialet skal indeholde en præcis beskrivelse af målgrupper
En præcis beskrivelse af målgruppen er nødvendig, for at jobcenter/kommune kan modtage tilbud, der er målrettede mod det reelle behov. En præcis målgruppebeskrivelse sikrer endvidere en gensidig forventningsafstemning mellem jobcenter/kommune og anden aktør, og skaber dermed et godt grundlag for samarbejdet.
Anbefaling 5: Den udbudte opgave skal have en tilstrækkelig volumen
Det er vigtigt, at den opgave, der udbydes, har et omfang og en volumen, der gør det muligt for jobcenter/kommune at visitere et tilstrækkeligt antal borgere/opgaver til anden aktør.
I modsat fald er der en risiko for, at der enten ikke kan igangsættes forløb eller man risikerer en forskydning af målgruppens sammensætning og dermed, at den anden aktør kommer til at løse en anden opgave end aftalt.
Anbefaling 6: Samspillet mellem anden aktør og jobcenter/kommune skal altid være præcist beskrevet i udbudsmaterialet
Det er vigtigt at gøre det klart fra starten, hvordan samspillet mellem jobcenter/kommune og anden aktør skal fungere. Et godt samspil mellem jobcenter/kommune og anden aktør i de daglige forretningsgange er dels afgørende for borgernes retssikkerhed og dels afgørende for at minimere risiko for fejl, misforståelser og bureaukrati.
Anbefaling 7: Fastsæt afregningsmodeller ud fra et princip om fairness
Sørg for, at den fastsatte afregningsmodel tager hensyn til opgavens karakter. En høj grad af resultat-afhængig betaling bør kun finde sted, når anden aktør har en realistisk og fair mulighed for at skabe resultater i arbejdet med ledige borgere eller virksomheder.
Anbefaling 8: Udbudsmaterialet skal indeholde alle de oplysninger, som er nødvendige for at prissætte tilbuddet
Sørg for at udbudsmaterialet indeholder alle de oplysninger, der skal til, for at den anden aktør kan prissætte den udbudte opgave. Dette giver sikkerhed for, at de modtagne pristilbud afspejler den faktiske opgave, som jobcenter/kommune ønsker løst.
Anbefaling 9: Udarbejd en procesplan for udbuddets gennemførelse og offentliggør den
En god udbudsproces sikres bedst, hvis jobcenter/kommune udarbejder en procesplan for udbuddets gennemførelse samt sikrer tilstrækkelig tid til, at andre aktører kan udarbejde tilbud, og sikrer muligheden for at besvare spørgsmål undervejs i processen.
Anbefaling 10: Udbudsrundens tildelingskriterier skal fremgå tydeligt
Det er afgørende for kvaliteten i tilbuddene, at andre aktører ved, hvilke kriterier, de bliver vurderet på, herunder hvordan kriterierne eventuelt indbyrdes er prioriterede. Kun på den måde får jobcentre/kommuner et reelt billede af anden aktørers kompetencer, erfaringer m.v.
|
